Lebkuchen Schmidt

Lebkuchen Schmidt vertraut auf Zuverlässigkeit der Silent Cubes von FAST LTA

Millionen von Belegen stets griffbereit im Comarch ECM und digitalen Langzeitarchiv

Seit mehr als 85 Jahren besteht die Firma Lebkuchen Schmidt in Nürnberg. Von hier aus werden Lebkuchen und Gebäckspezialitäten in alle Welt versandt. Unter Führung von Henriette Schmidt-Burkhardt hat das Unternehmen in den letzten 30 Jahren eine erfolgrei-che Entwicklung durchlaufen, deren aktueller Höhepunkt die Inbetriebnahme der neuen Produktionsflächen in Nürnberg war.

In der Hauptsaison von September bis Dezember verlassen mehrere Tausend Päckchen und Pakete mit selbstproduzierten Lebkuchen die Traditionsfirma oder werden von den Kunden in den vielen Saisonläden erworben. „Nicht nur in der Produktion und im Versand, sondern auch in der Verwaltung muss man mit der großen Anzahl von Aufträgen und den anfallenden Belegen umgehen können“, kann Sven Stefan, Leiter Datenverarbeitung bei Lebkuchen Schmidt, berichten.

„Die Silent Cubes haben unsere Erwartungen voll erfüllt – auch in finanzieller Hinsicht.“
Sven Stefan, Leiter Datenverarbeitung bei Lebkuchen Schmidt

Wurden früher Kopien benötigt, mussten die Belege mühsam herausgesucht und wieder abgelegt werden. „Das war nicht mehr zeitgemäß. Deshalb wurde 2002 das Enterprise Content Managementsystem (ECM) von Solitas, heute Comarch Swiss AG, eingeführt. Uns ging es damals primär um die Speicherung und Verarbeitung der Eingangs- und Aus-gangsrechnungen, sowie der Belege aus der Finanzbuchhaltung“, erläutert Sven Stefan. Die Belege verbleiben für einen Tag im Server und werden danach automatisch in das Langzeitarchiv übertragen.

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ECM für einfache Verwaltung von Belegen

Der Arbeitsablauf hat sich durch den Einsatz von ECM vereinfacht und damit schnell etab-liert. Jede eingehende Rechnung bekommt ein Deckblatt mit Barcode und Belegnummer, unter der das Dokument im ECM abgelegt wird. Ist die Rechnung genehmigt, wird sie ein-gescannt und ist im System gespeichert. Ausgangsrechnungen werden vom ERP-System erstellt und automatisch digital archiviert.

Benötigt ein Mitarbeiter heute einen archivierten Beleg, ruft er diesen nach einer Berechti-gungsprüfung einfach im ECM auf. „Da das System mit unseren Buchungsprogrammen gekoppelt ist, können wir uns damit entsprechende Belege, z.B. zur Kostenstellenabrech-nungen, anzeigen lassen“, konnten wir von Stefan erfahren.

„Um allen berechtigten Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf die Dokumente im System zu ermöglichen, haben wir uns für den Einsatz von Web DMS entschieden“, so der IT-Leiter. Der Vorteil: Mit einer Suchfunktion kann anhand von Kunden- oder Belegnummern ganz gezielt im riesigen Fundus von Daten und Dokumenten gefahndet werden. Natürlich sind weitere Suchbegriffe möglich, welche vom jeweiligen Dokument abhängen.

Das Archiv hielt Stand März 2013 ein Datenvolumen von etwa 430 Gigabyte vor. „Das sind mehrere Millionen Belege. Da wir einen Großteil der Daten im SCS-Datenstrom, also als reine Textfiles speichern, benötigen sie nur wenig Speicherplatz“, erläutert Stefan.

Eingangsrechnungen archivieren wir im TIF- oder JPG-Format. Deren Anzahl ist aber im Verhältnis relativ gering. Dieses Vorgehen erspart eine Konvertierung oder Kompression der Daten.

Archivwechsel wegen Vertragskündigung

Lange Zeit hat Lebkuchen Schmidt seine Dokumente auf einem optischen Archivierungs-system von IBM gespeichert. „Wir hatten dazu zwei Systeme im Einsatz, mit 270 GB bzw. 540 GB Speicherkapazität. In den Geräten kamen optische Wechseldatenträger mit je-weils 5,2 GB zum Einsatz“, blickt Stefan zurück. Als der Anbieter dann den Wartungsver-trag gekündigt hat, musste eine Alternative gefunden werden. Die haben seine Kollegen und er mit Silent Cubes von FAST LTA gefunden. „Die sind für unsere Anforderungen ide-al. Wir arbeiten mit zwei gespiegelten Speicherwürfeln von je zwei Terabyte Nettokapazi-tät, einer dient dabei zur Ausfallsicherung“, so Stefan.

Empfehlungen weisen den Weg zu Silent Cubes

Er ist seinerzeit durch vielfache Empfehlungen auf die Lösung der Münchner Storage-Experten aufmerksam geworden. „Ich habe verschiedene IT-Leiter und Unternehmen an-gesprochen, die mir von unterschiedlichen Möglichkeiten berichtet haben. Sehr häufig fiel dabei auch der Name `Silent Cubes´. Und so haben wir uns eingehender damit beschäf-tigt“, skizziert der DV-Leiter die Suche nach einer Alternative zur Speicherlösung.
Ausschlaggebend war neben einer handels- und steuerrechtlich konformen Speicherung die einfache Handhabung der Cubes. „Wir stellten sie hin, brachten sie ins Netzwerk und sie taten ihren Dienst – einfacher geht es wirklich nicht“, sagt Sven Stefan begeistert. „Ich muss die Würfel nicht aufwändig warten oder ständig neue Releases aufspielen. Für unse-re Abteilung laufen sie quasi nebenher, wir haben keine Probleme damit.“ Problemlos war auch die Installation der Silent Cubes, die unser Softwarepartner eks informatik gmbh per Remoteservice übernommen hat – ebenso wie die Rückspeicherung der Dokumente vom IBM-Archiv auf die Speicherwürfel. So können die Mitarbeiter heute ganz einfach per Mausklick auf alle Belege zugreifen, ohne langes Suchen.

Läuft problemlos und ausfallsicher

Zwar hat Lebkuchen Schmidt für alle Fälle einen 24/7-Wartungsvertrag mit FAST LTA ab-geschlossen, bisher aber noch so gut wie keinen Kontakt zum Münchner Unternehmen aufnehmen müssen. „Warum auch“, fragt Stefan, „die Systeme laufen einwandfrei und seit der Installation im August 2012 ist noch kein Fehler aufgetreten.“ Darüber hinaus ist ein Silent Cube in höchstem Maße ausfallsicher. Der Würfel ist vierfach redundant ausgelegt, die Speichermedien stammen aus unterschiedlichen Chargen von drei Herstellern. Selbst wenn vier Festplatten ausfallen sollten, wäre der Speicher nicht beeinträchtigt.

So zieht Sven Stefan auch eine rundum zufriedene Zwischenbilanz. „Manchmal muss ich wirklich überlegen, welche Lösung wir eigentlich zur Langzeitarchivierung einsetzen, so wenig muss ich mich damit beschäftigen“, sagt der DV-Leiter schmunzelnd. „Die Silent Cubes haben unsere Erwartungen voll erfüllt – auch in finanzieller Hinsicht.“

Kunde: Lebkuchen Schmidt

Produkt: Silent Cube Compact

Kapazität: 2 TB (netto), repliziert

Lösung: Comarch ECM

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