--- title: "§257 HGB: Aufbewahrungspflichten und Fristen im Überblick" date: 2026-01-20T13:46:56+01:00 author: FAST LTA canonical_url: "https://www.fast-lta.de//de/blog/257-hgb-aufbewahrungspflichten-und-fristen-im-überblick" section: "Entries: Articles" --- ### Die §257 HGB Fristen-Tabelle [\#](#die-257-hgb-fristen-tabelle "Die §257 HGB Fristen-Tabelle") DokumenttypAufbewahrungsfristRechtsgrundlage\*\*Handelsbücher\*\* (Bilanz, GuV, Journal)10 JahreHGB §257(1)\*\*Geschäftsvorfälle & Buchungsbelege\*\* (Rechnungen, Quittungen)10 JahreHGB §257(1)\*\*Inventurdaten\*\* (Bestands-Aufnahme)3 JahreHGB §257(2)\*\*Handelsbriefen\*\* (ein- und ausgehende Briefe, Emails, Faxe)6 JahreHGB §257(2)\*\*Abrechnungs-Unterlagen\*\* (Lieferscheine, Wareneingänge)6 JahreAO §147(1a)\*\*Jahresabschluss & Lagebericht\*\*10 JahreHGB §257(1)Die meisten wichtigen Dokumente sind **10 Jahre**. ### Fristbeginn: Das “Ende des Kalenderjahrs” [\#](#fristbeginn-das-ende-des-kalenderjahrs "Fristbeginn: Das ") Das ist wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Datum des Dokuments, sondern am **Ende des Kalenderjahrs**, in dem das Dokument entstand. **Beispiel:** - Rechnung vom 15.03.2024 - Fristbeginn: 31.12.2024 (Ende des Jahres 2024) - Aufbewahrungsende: 31.12.2034 (10 Jahre später) - Sie können die Rechnung löschen: 01.01.2035 **Beispiel 2:** - Handelsbrief vom 20.11.2024 - Fristbeginn: 31.12.2024 - Aufbewahrungsende: 31.12.2030 (6 Jahre später) - Sie können löschen: 01.01.2031 Das “Ende Kalenderjahr” Prinzip ist großzügig für Unternehmen: Eine Rechnung vom Dezember 2024 und eine vom Januar 2024 haben den gleichen Fristbeginn (31.12.2024). ### Elektronische vs. Papierdokumente [\#](#elektronische-vs-papierdokumente "Elektronische vs. Papierdokumente") **Papierdokumente:** - Aufbewahrungsfrist gleich wie elektronisch - Aber: Müssen originalgetreu aufbewahrt werden - Scanning ist erlaubt, wenn Orginal danach vernichtet wird (unter Bedingungen) **Elektronische Dokumente:** - Glei Aufbewahrungsfrist - Müssen in unveränderlicher Form (WORM) aufbewahrt werden - Müssen vollständig und lesbar sein ### Parallele: AO §147 (Abgabenordnung) [\#](#parallele-ao-147-abgabenordnung "Parallele: AO §147 (Abgabenordnung)") Die AO hat ähnliche, aber nicht identische Fristen: DokumenttypHGB FristAO FristBuchführung & Belege10 Jahre10 JahreGeschäfts-Korrespondenz6 Jahre6 JahreMeist sind sie gleich, aber nicht immer. Wenn unterschiedlich: **längere Frist gilt**. Regel: Immer die längere Frist anwenden. ### Praktische Konsequenzen [\#](#praktische-konsequenzen "Praktische Konsequenzen") **Für Archivierungssysteme:** - Sie brauchen eine Retention Policy, die 10 Jahre abdeckt - Automatisches Löschen nach 10 Jahren ist erlaubt (sogar empfohlen) - Aber: Dokumentation, dass Sie das gemacht haben, ist wichtig **Beispiel Retention Policy:** ``` Kategorie: Geschäftsrechnungen Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre Fristbeginn: Ende Kalenderjahr der Rechnungserstellung Löschroutine: Automatisch am 02.01 nach 10 Jahren Lagerung Audit-Trail: Lösch-Log wird 3 Jahre aufbewahrt ``` **Für Prüfungen:** - Ein Finanzamt kann 10 Jahre alte Rechnungen anfordern - Sie müssen diese liefern können — noch 10 Jahre nach Erfassung - Auch für Handelsbriefen (6 Jahre): Müssen verfügbar sein ### Häufige Fehler [\#](#h%C3%A4ufige-fehler "Häufige Fehler") **Fehler 1: Zu früh löschen**“Wir löschen nach 7 Jahren.” Das verstößt gegen §257 für Handelsbücher. **Fehler 2: Fristbeginn nicht korrekt**“Rechnung vom Dezember 2024 — wir löschen nach 10 Jahren, also Januar 2035.” Das ist zu früh. Sollte mindestens Dezember 2034. **Fehler 3: Verschiedene Dokumenttypen nicht unterscheiden**“Alles wird 10 Jahre aufbewahrt.” Das ist sicher, aber ineffizient. Handelsbriefen können nach 6 Jahren gelöscht werden. **Fehler 4: Keine Dokumentation der Löschung**“Wir haben alte Dateien gelöscht, aber keine Logs.” Das ist ein Audit-Risiko. ### Erweiterung: §28 RöV (für Healthcare) [\#](#erweiterung-28-r%C3%B6v-f%C3%BCr-healthcare "Erweiterung: §28 RöV (für Healthcare)") Für Röntgen-Aufnahmen und medizinische Unterlagen gelten anders Fristen: - **Diagnostische Röntgenaufnahmen:** 10 Jahre - **Strahlentherapie-Aufzeichnungen:** 30 Jahre (!!) Das ist erheblich länger und muss in der Archivierungs-Strategie berücksichtigt werden. ### Häufige Fragen [\#](#h%C3%A4ufige-fragen "Häufige Fragen") **Können wir elektronische Kopien von Papierdokumenten löschen?**Ja, aber: Das Original muss erhalten bleiben. Oder: Wenn Sie das Original scannen und danach vernichten, müssen Sie dokumentieren dass der Scan vollständig und lesbar ist. **Wie zählt man “10 Jahre”?**Nicht 10 x 365 Tage. Sondern: Fristbeginn (31.12.) + 10 volle Kalenderjahre = 31.12. zehn Jahre später. Löschung erlaubt: nächster Arbeitstag. **Müssen wir alles in WORM archivieren?**Nur elektronische Dokumente. Und technisch: WORM ist nicht zwingend, wenn Sie organisatorisch sicherstellen, dass Daten nicht verändert werden. --- ### WORM WORM (Write Once, Read Many) bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten einmal geschrieben und danach technisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden können — bei Hardware-WORM ist diese Unveränderlichkeit eine physikalische Eigenschaft des Speicher-Controllers, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Benutzerprivilegien. [Mehr erfahren →](https://www.fast-lta.de//de/glossar/worm) ### WORM WORM (Write Once, Read Many) bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten einmal geschrieben und danach technisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden können — bei Hardware-WORM ist diese Unveränderlichkeit eine physikalische Eigenschaft des Speicher-Controllers, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Benutzerprivilegien. [Mehr erfahren →](https://www.fast-lta.de//de/glossar/worm) ### WORM WORM (Write Once, Read Many) bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten einmal geschrieben und danach technisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden können — bei Hardware-WORM ist diese Unveränderlichkeit eine physikalische Eigenschaft des Speicher-Controllers, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Benutzerprivilegien. [Mehr erfahren →](https://www.fast-lta.de//de/glossar/worm)