--- title: "Verfahrensdokumentation nach GoBD: Vorlage und Anleitung" date: 2025-12-22T23:08:44+01:00 author: FAST LTA canonical_url: "https://www.fast-lta.de//de/blog/verfahrensdokumentation-nach-gobd-vorlage-und-anleitung" section: "Entries: Articles" --- ### Die 8 Pflicht­ab­schnit­te [\#](#die-8-pflichtabschnitte "Die 8 Pflichtabschnitte") #### 1. Beschrei­bung des Archi­vie­rungs­pro­zes­ses [\#](#1-beschreibung-des-archivierungsprozesses "1. Beschreibung des Archivierungsprozesses") Über­sicht: Wie lau­fen Unter­la­gen in Ihr Archiv-System? ``` Beispiel: Eingangsrechnungen entstehen bei Lieferanten → per Email oder Post an uns → werden gescannt oder direkt importiert → validiert im DMS → Metadaten-Erfassung → Genehmigung durch Accounting → monatliche Archivierung auf Silent Cubes → 10 Jahre lagern im Tresor → dann löschen ``` #### 2. Erfas­sungs-Ver­fah­ren und ‑Mit­tel [\#](#2-erfassungs-verfahren-und-mittel "2. Erfassungs-Verfahren und -Mittel") Wie genau wer­den Daten erfasst? Mit wel­chen Tools? ``` Scanner: Fujitsu fi-7460 mit OCR-Software Erfassungs-Qualität: 300 DPI Farbscans Dateiformat: PDF/A-1 (langzeitstabil) Automatische Validierung: OCR-Qualität, Duplikat-Erkennung, Größen-Plausibilität Fehlerrate Sollte < 0,1% sein (gemessen monatlich) Qualitäts-Monitoring: Stichproben-Checks wöchentlich (10% aller Scans) ``` #### 3. Inde­xie­rung und Auf­find­bar­keit [\#](#3-indexierung-und-auffindbarkeit "3. Indexierung und Auffindbarkeit") Wie fin­den Sie Doku­men­te wieder? ``` Indexierungs-Kriterien: - Dokumenttyp (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) - Datum (Rechnungsdatum, Eingangsdatum) - Geschäftspartner (Kundennummer, Lieferantennummer) - Betrag - Textvolltext (OCR-Suche) - Freie Tags (Projekt, Kostenstelle) DMS: d.velop Archiver mit Elasticsearch-Indizierung Suchtest: Monatlich wird Stichproben-Suche durchgeführt (5 zufällige Rechnungen) ``` #### 4. Speich­ver­fah­ren und ‑medi­um [\#](#4-speichverfahren-und-medium "4. Speichverfahren und -medium") Wo und wie wer­den Daten gespeichert? ``` Tier 1 (Online): Dedupliziertes Backup-System (Veeam), tägliche Snapshots Tier 2 (Air-Gap): Silent Brick, wöchentlich physisch isoliert Tier 3 (): Silent Cubes, monatliche Archivierung, Firmware Redundanz: Geo-Replikation in separatem Datacenter (Notfall-Recovery) Encryption: AES-256 für Transit und Storage ``` #### 5. Unver­än­der­bar­keit und Sicher­heits­maß­nah­men [\#](#5-unver%C3%A4nderbarkeit-und-sicherheitsma%C3%9Fnahmen "5. Unveränderbarkeit und Sicherheitsmaßnahmen") Wie wird ver­hin­dert, dass Daten ver­än­dert werden? ``` Technisch: - Tier 3 (Firmware-Level Schutz, nicht umgehbar) - Digitale Signaturen auf Tier 1 (Kryptographischer Nachweis) - Backup-Integrität Checks (monatlich) Organisatorisch: - Rollenbasierte Zugriffskontrolle (DMS Admin, Accounting, Prüfer) - Audit Logs für alle Zugriffe und Änderungen - Vier-Augen-Prinzip für Freigaben - Datenschutz-Beauftragter reviewed Zugriffs-Policy jährlich Überwachung: - Tägliche automatische Integritäts-Checks - Monatliche Recovery-Tests aus Tier 2/3 - Jährliche externe Audit durch WP ``` #### 6. Auf­be­wah­rungs­fris­ten und Lösch­ver­fah­ren [\#](#6-aufbewahrungsfristen-und-l%C3%B6schverfahren "6. Aufbewahrungsfristen und Löschverfahren") Wie lan­ge wird auf­be­wahrt? Wie wird gelöscht? ``` Dokumenttypen und Fristen: - Rechnungen/Belege: 10 Jahre (§257 HGB) - Handelsbriefen: 6 Jahre (§257 HGB) - Personalunterlagen: 3 Jahre nach Beendigung (§15 AÜG) - Röntgenaufnahmen: 10 Jahre diagnostisch, 30 Jahre Strahlentherapie (§28 RöV) Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres der Dokumenterstellung Löschverfahren: Automatische Löschung nach Fristablauf via Archiv-Job Lösch-Protokoll: Tägliches Lösch-Log wird 3 Jahre aufbewahrt Benachrichtigung: Accounting und DMS-Admin erhalten monatlichen Bericht ``` #### 7. Zugriffs­kon­trol­le und Daten­nut­zung [\#](#7-zugriffskontrolle-und-datennutzung "7. Zugriffskontrolle und Datennutzung") Wer darf auf Daten zugrei­fen? Unter wel­chen Bedingungen? ``` Zugriffs-Rollen: 1. DMS-Admin: Vollständiger Zugriff (Systemverwaltung, Konfiguration) 2. Accounting: Lesezugriff auf Rechnungen (DMS, nicht Tier 3) 3. Prüfer: Zeitlich limitierter Zugriff (6 Monate vor/nach Audit) 4. Backup-Admin: Zugriff nur auf Recovery-Prozesse 5. IT-Security: Audit-Logs, Integrity Checks Authentifizierung: MFA (Multi-Faktor), alle Zugriffe geloggt Autorisierung: Role-Based Access Control (RBAC) im DMS Datennutzung: Rechnungen dürfen für Steuererklärung genutzt werden (erlaubt) Rechnungen dürfen nicht für Marketing-Listen verwendet werden (unerlaubt) Export-Kontrolle: Daten-Export erfordert Genehmigung, wird protokolliert ``` #### 8. Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Kon­troll­me­cha­nis­men [\#](#8-verantwortlichkeiten-und-kontrollmechanismen "8. Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen") Wer macht was? Wie wird Qua­li­tät überprüft? ``` Rollen & Verantwortlichkeiten: - CIO: Gesamtverantwortung Archivierungssystem - DMS-Administrator: Tägliche Betriebung, Fehlerbehandlung - Accounting-Lead: Metadaten-Korrektheit vor Archivierung, Fristmanagement - Data Protection Officer: Datenschutz & Compliance-Überprüfung - IT-Security: Sicherheits-Audits, Penetration-Tests Fehlerbehandlung: - Scan-Fehler: Automatisch erkannt, manuelle Nachbearbeitung - Datenverlust: Wiederherstellung aus Tier 2/3 innerhalb 4 Stunden - Zugriffsverweigerung: Incident-Ticket, 2-Stunden-Ziel Monitoring & Testing: - Täglich: Automatische Integritäts-Checks - Wöchentlich: Stichproben-Abruf von 10 Dokumenten aus Archiv - Monatlich: Recovery-Test aus Tier 2 (1-2 Systeme) - Quartalsweise: Vollständiger Recovery-Test - Jährlich: Externe Audit durch Wirtschaftsprüfer ``` ### Häu­fi­ge Lücken in Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tio­nen [\#](#h%C3%A4ufige-l%C3%BCcken-in-verfahrensdokumentationen "Häufige Lücken in Verfahrensdokumentationen") 1. **Kei­ne Feh­ler­quel­len-Ana­ly­se:** ​“Was schief gehen kann” ist nicht dokumentiert 2. **Kei­ne Ver­ant­wort­li­chen nament­lich:** ​“Der IT-Admin” ist nicht kon­kret genug 3. **Kei­ne Test­plä­ne:** ​“Wir tes­ten irgend­wann” ist unzureichend 4. **Kei­ne Audit-Trails:** Wie wer­den Zugrif­fe und Ände­run­gen protokolliert? 5. **Kei­ne Abhän­gig­kei­ten:** Wel­che Sys­te­me brau­chen wel­che ande­ren (z.B. DMS braucht Database)? ### Häu­fi­ge Fra­gen [\#](#h%C3%A4ufige-fragen "Häufige Fragen") **Wie detail­liert muss die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on sein?** Detail­liert genug, dass ein sach­kun­di­ger Prü­fer Ihr Sys­tem ver­ste­hen und über­prü­fen kann. 10 – 20 Sei­ten ist typisch für ein mit­tel­stän­di­sches System. **Muss alles schrift­lich sein?** Ja, oder digi­tal mit Audit-Trail. Screen­shots von Sys­tem­kon­fi­gu­ra­tio­nen sind ok, wenn sie aktu­ell sind. **Wie oft müs­sen wir die Doku­men­ta­ti­on aktualisieren?** Nach jeder signi­fi­kan­ten Ände­rung. Min­des­tens jähr­lich über­prü­fen und datieren. --- ### WORM WORM (Write Once, Read Many) bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten einmal geschrieben und danach technisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden können — bei Hardware-WORM ist diese Unveränderlichkeit eine physikalische Eigenschaft des Speicher-Controllers, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Benutzerprivilegien. [Mehr erfahren →](https://www.fast-lta.de//de/glossar/worm) ### WORM WORM (Write Once, Read Many) bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten einmal geschrieben und danach technisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden können — bei Hardware-WORM ist diese Unveränderlichkeit eine physikalische Eigenschaft des Speicher-Controllers, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Benutzerprivilegien. [Mehr erfahren →](https://www.fast-lta.de//de/glossar/worm) ### WORM WORM (Write Once, Read Many) bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten einmal geschrieben und danach technisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden können — bei Hardware-WORM ist diese Unveränderlichkeit eine physikalische Eigenschaft des Speicher-Controllers, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Benutzerprivilegien. [Mehr erfahren →](https://www.fast-lta.de//de/glossar/worm) ### WORM WORM (Write Once, Read Many) bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten einmal geschrieben und danach technisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden können — bei Hardware-WORM ist diese Unveränderlichkeit eine physikalische Eigenschaft des Speicher-Controllers, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Benutzerprivilegien. [Mehr erfahren →](https://www.fast-lta.de//de/glossar/worm) ### WORM WORM (Write Once, Read Many) bezeichnet ein Speicherprinzip, bei dem Daten einmal geschrieben und danach technisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden können — bei Hardware-WORM ist diese Unveränderlichkeit eine physikalische Eigenschaft des Speicher-Controllers, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Benutzerprivilegien. [Mehr erfahren →](https://www.fast-lta.de//de/glossar/worm)