Die manroland Goss web systems GmbH gehört zu den weltweit führenden Lieferanten von Rollenoffset-Druckmaschinen und Weiterverarbeitungsanlagen. Neben dem Unternehmenshauptsitz in Augsburg hat das Unternehmen weitere Standorte in Nord- und Südamerika, Asien, Australien und Europa. Auch bei dem international tätigen Maschinenbauer steigen die Ansprüche im Bereich der Digitalisierung – vor allem bezüglich des Zugriffs auf Dokumente und deren revisionssicheren Archivierung. Im Zuge des In-Sourcings des bisher extern gehosteten Archivs des SAP-Warenwirtschaftssystems, war die revisionssichere Archivierung von Lieferscheinen und Rechnungen ein wichtiger Aspekt. Eine unveränderbare Langzeit-Archivierungslösung der Dokumente wurde zusammen mit Systemspezialisten CTO Balzuweit GmbH gesucht und mit FAST LTA gefunden. Der FAST LTA Archivspeicher eignet sich ideal für die gewünschten Anforderungen und ist zudem flexibel erweiterbar. Ungefähr 90 Prozent der Betriebskosten konnten im Vergleich zum extern gehosteten Archivsystem eingespart werden, bei gleichzeitig erheblich größerer Flexibilität in den Prozessen.
Software CLARC Content Server for SAP

»Das In-Sourcing unseres Archivsystems hat zu einer erheblichen Kosten- und Aufwandsersparnis geführt.«

Peter Brechtel
Leiter Global IT Infrastructure

Externes Hosting in die eigene IT überführt

Anstehende Updates bei der Archiv-Software und gestiegene Kosten beim externen Dienstleister führten zur Überlegung, das Archivsystem ins interne Rechenzentrum zu überführen. Auch das Archivierungskonzept wurde generell hinterfragt. Eine Evaluierung durch das Team von Peter Brechtel, Leiter Global IT Infrastructure und Ivo Kvocic, Leiter Global IT Processes bei manroland Goss web systems und dem beratenden Systemhaus CTO Balzuweit, führten zur Entscheidung für den internen Betrieb. Auf die Frage „Update oder neues Archiv?“ entschied man sich daher für die Variante „neues Archiv“, da man hier fast kostenneutral von weiteren Vorteilen, wie beispielsweise der besseren Anbindung an SAP, profitieren konnte.

Zu Beginn des Projekts war nicht ganz klar, wie viele und welche Dokumente überhaupt migriert werden sollten, da das bisherige Archiv bereits mehrere Jahre im Einsatz war. Es befanden sich verschiedene Dokumentarten und -typen aus verschiedenen Quellen darin, weswegen die Herausforderung vor allem darin bestand, eine Migrationsstrategie zu entwickeln. Letztlich hatte sich herausgestellt, dass über zwei Millionen Dokumente von der Migration betroffen waren. Zusätzlich wurden etwa 455 verschiedene SAP-Objekte identifiziert, die mit Dokumentarten verknüpft sind. Das Archiv hatte einen Umfang von etwa zwei Terabyte.