§257 HGB: Aufbewahrungspflichten und Fristen im Überblick

Die §257 HGB Fristen-Tabelle #

Dokumenttyp	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
**Handelsbücher** (Bilanz, GuV, Journal)	10 Jahre	HGB §257(1)
**Geschäftsvorfälle & Buchungsbelege** (Rechnungen, Quittungen)	10 Jahre	HGB §257(1)
**Inventurdaten** (Bestands-Aufnahme)	3 Jahre	HGB §257(2)
**Handelsbriefen** (ein- und ausgehende Briefe, Emails, Faxe)	6 Jahre	HGB §257(2)
**Abrechnungs-Unterlagen** (Lieferscheine, Wareneingänge)	6 Jahre	AO §147(1a)
**Jahresabschluss & Lagebericht**	10 Jahre	HGB §257(1)

Die meisten wichtigen Dokumente sind 10 Jahre.

Fristbeginn: Das “Ende des Kalenderjahrs” #

Das ist wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Datum des Dokuments, sondern am Ende des Kalenderjahrs, in dem das Dokument entstand.

Beispiel:

• Rechnung vom 15.03.2024
• Fristbeginn: 31.12.2024 (Ende des Jahres 2024)
• Aufbewahrungsende: 31.12.2034 (10 Jahre später)
• Sie können die Rechnung löschen: 01.01.2035

Beispiel 2:

• Handelsbrief vom 20.11.2024
• Fristbeginn: 31.12.2024
• Aufbewahrungsende: 31.12.2030 (6 Jahre später)
• Sie können löschen: 01.01.2031

Das “Ende Kalenderjahr” Prinzip ist großzügig für Unternehmen: Eine Rechnung vom Dezember 2024 und eine vom Januar 2024 haben den gleichen Fristbeginn (31.12.2024).

Elektronische vs. Papierdokumente #

Papierdokumente:

• Aufbewahrungsfrist gleich wie elektronisch
• Aber: Müssen originalgetreu aufbewahrt werden
• Scanning ist erlaubt, wenn Orginal danach vernichtet wird (unter Bedingungen)

Elektronische Dokumente:

• Glei Aufbewahrungsfrist
• Müssen in unveränderlicher Form (WORM) aufbewahrt werden
• Müssen vollständig und lesbar sein

Parallele: AO §147 (Abgabenordnung) #

Die AO hat ähnliche, aber nicht identische Fristen:

Dokumenttyp	HGB Frist	AO Frist
Buchführung & Belege	10 Jahre	10 Jahre
Geschäfts-Korrespondenz	6 Jahre	6 Jahre

Meist sind sie gleich, aber nicht immer. Wenn unterschiedlich: längere Frist gilt.

Regel: Immer die längere Frist anwenden.

Praktische Konsequenzen #

Für Archivierungssysteme:

• Sie brauchen eine Retention Policy, die 10 Jahre abdeckt
• Automatisches Löschen nach 10 Jahren ist erlaubt (sogar empfohlen)
• Aber: Dokumentation, dass Sie das gemacht haben, ist wichtig

Beispiel Retention Policy:

Kategorie: Geschäftsrechnungen
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
Fristbeginn: Ende Kalenderjahr der Rechnungserstellung
Löschroutine: Automatisch am 02.01 nach 10 Jahren Lagerung
Audit-Trail: Lösch-Log wird 3 Jahre aufbewahrt

Für Prüfungen:

• Ein Finanzamt kann 10 Jahre alte Rechnungen anfordern
• Sie müssen diese liefern können — noch 10 Jahre nach Erfassung
• Auch für Handelsbriefen (6 Jahre): Müssen verfügbar sein

Häufige Fehler #

Fehler 1: Zu früh löschen “Wir löschen nach 7 Jahren.” Das verstößt gegen §257 für Handelsbücher.

Fehler 2: Fristbeginn nicht korrekt “Rechnung vom Dezember 2024 — wir löschen nach 10 Jahren, also Januar 2035.” Das ist zu früh. Sollte mindestens Dezember 2034.

Fehler 3: Verschiedene Dokumenttypen nicht unterscheiden “Alles wird 10 Jahre aufbewahrt.” Das ist sicher, aber ineffizient. Handelsbriefen können nach 6 Jahren gelöscht werden.

Fehler 4: Keine Dokumentation der Löschung “Wir haben alte Dateien gelöscht, aber keine Logs.” Das ist ein Audit-Risiko.

Erweiterung: §28 RöV (für Healthcare) #

Für Röntgen-Aufnahmen und medizinische Unterlagen gelten anders Fristen:

• Diagnostische Röntgenaufnahmen: 10 Jahre
• Strahlentherapie-Aufzeichnungen: 30 Jahre (!!)

Das ist erheblich länger und muss in der Archivierungs-Strategie berücksichtigt werden.

Häufige Fragen #

Können wir elektronische Kopien von Papierdokumenten löschen? Ja, aber: Das Original muss erhalten bleiben. Oder: Wenn Sie das Original scannen und danach vernichten, müssen Sie dokumentieren dass der Scan vollständig und lesbar ist.

Wie zählt man “10 Jahre”? Nicht 10 x 365 Tage. Sondern: Fristbeginn (31.12.) + 10 volle Kalenderjahre = 31.12. zehn Jahre später. Löschung erlaubt: nächster Arbeitstag.

Müssen wir alles in WORM archivieren? Nur elektronische Dokumente. Und technisch: WORM ist nicht zwingend, wenn Sie organisatorisch sicherstellen, dass Daten nicht verändert werden.

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