Digitale Betriebsprüfung: Was das Finanzamt sehen will

GDPdU → GoBD: Die Ent­wick­lung #

GDPdU (Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit) war das ursprüng­li­che Regel­werk (2001).

GoBD (Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer DV-gestüt­zer Buch­füh­rungs­sys­te­me) ist die Neu­in­ter­pre­ta­ti­on (2019).

Kern­punkt: Das Finanz­amt braucht Zugriff auf elek­tro­ni­sche Buch­hal­tungs­da­ten. Nicht auf aus gedruck­ten Rech­nun­gen. Auf struk­tu­rier­te, maschi­nen­les­ba­re Daten.

Die 3 Zugriffs-Ebe­nen: Z1, Z2, Z3 #

Das Finanz­amt kann Daten auf 3 Arten anfordern:

Z1: Direkt­zu­griff (Online-Zugriff) #

Defi­ni­ti­on: Der Prü­fer sitzt bei Ihnen im Büro und hat direk­ten Zugriff auf Ihr ERP/­Buch­hal­tungs-Sys­tem.

Anfor­de­run­gen:

• Sys­tem muss wäh­rend Prü­fung ver­füg­bar sein
• Prü­fer-Account mit lesen­der Berechtigung
• IDEA-Soft­ware (Prüf­soft­ware des Finanz­amts) muss mit dem Sys­tem kom­pa­ti­bel sein
• Daten müs­sen maschi­nell aus­wert­bar sein

Vor­teil für Prü­fer: Echt­zei­ti­ger Zugriff, kann Fra­gen inter­ak­tiv stellen.

Nach­teil für Sie: Sys­tem muss down-time-frei sein.

Z2: Mit­tel­ba­rer Zugriff (Daten­ex­port) #

Defi­ni­ti­on: Sie expor­tie­ren Daten und stel­len sie dem Prü­fer zur Ver­fü­gung (USB-Stick, siche­re Daten­ver­bin­dung, File-Transfer).

Anfor­de­run­gen:

• Daten müs­sen voll­stän­dig expor­ted wer­den (kein Filtern)
• For­mat muss maschi­nell aus­wert­bar sein (CSV, XML, nicht PDF)
• Meta­da­ten müs­sen mit­ge­lie­fert wer­den (Feld­na­men, For­ma­tie­rung, Nachkommastellen)
• Zeit­stem­pel der Daten müs­sen doku­men­tiert sein

Vor­teil: Sys­tem kann off­line sein, Sie haben Kon­trol­le über das Export-Format.

Nach­teil: Prü­fer hat nur Snapshot, kann lau­fen­de Trans­ak­tio­nen nicht sehen.

Z3: Daten­trä­ger­über­las­sung #

Defi­ni­ti­on: Sie über­ge­ben die gan­zen Daten­trä­ger (Fest­plat­te, Back­up-Band) an das Finanzamt.

Anfor­de­run­gen:

• Daten­trä­ger müs­sen voll­stän­dig sein (unge­fil­ter­ter Dump)
• Finanz­amt kann selbst mit IDEA arbeiten
• Sie ver­lie­ren Kon­trol­le über die Datenträger

Vor­teil für Prü­fer: Unge­fil­ter­ter, voll­stän­di­ger Datensatz.

Nach­teil für Sie: Sicher­heits­ri­si­ko (ver­trau­li­che Daten), zeit­auf­wän­dig zur Vorbereitung.

Sel­ten: Z3 wird nor­ma­ler­wei­se nur gefor­dert, wenn Z1/Z2 geschei­tert sind.

IDEA-Prüf­soft­ware: Was Sie wis­sen müs­sen #

IDEA ist die Stan­dard-Prüf­soft­ware des Finanz­amts (Audit Com­mand Language).

Sie:

• Liest struk­tu­rier­te Daten (CSV, Excel, Datenbank-Dumps)
• Führt Prü­fungs-Queries durch (Dupli­ka­te, Unstim­mig­kei­ten, Plausibilität)
• Doku­men­tiert Prüfungsergebnisse

IDEA kom­pa­ti­bel Daten bedeutet:

• Kla­re Feld­na­men und Datentypen
• Kei­ne For­ma­tie­rung oder Far­ben (das ist eine Excel-Falle)
• Rei­hen­fol­ge und Struk­tur dokumentiert

Häu­fi­ger Feh­ler: Sie expor­tie­ren ​“schö­ne” Excel-Datei­en mit Far­ben und For­ma­tie­rung. IDEA kann das nicht lesen.

Häu­fi­ge Prü­fer-Anfor­de­run­gen #

Ein Prü­fer wird Sie fragen:

1. “Zei­gen Sie mir alle Rech­nun­gen von 2023.”

   • Z1: Sie spie­len IDEA-Query, Prü­fer sieht live
   • Z2: Sie expor­tie­ren CSV mit Rech­nungs-Daten 2023
   • Z3: Finanz­amt extra­hiert selber

2. “Zei­gen Sie mir Bele­ge über 10.000 EUR.”

   • Z1: Sys­tem muss Fil­ter-Funk­ti­on haben
   • Z2: CSV muss sor­tier­bar sein (nach Betrag)

3. “Zei­gen Sie mir Trans­ak­tio­nen ohne Beleg.”

   • Das ist eine Red-Flag-Frage
   • Sie müs­sen nach­wei­sen dass jede Trans­ak­ti­on einen Beleg hat
   • IDEA kann das auto­ma­tisch prü­fen (feh­len­de FK-Relationen)

4. “Zei­gen Sie mir Duplikate.”

   • Z1: IDEA fin­det Dupli­ka­te live
   • Z2: CSV-Export und Duplikat-Analyse

Vor­be­rei­tung auf Betriebs­prü­fung #

Schritt 1: Daten­voll­stän­dig­keit über­prü­fen (3 Mona­te vorher)

• Export alle Rech­nun­gen, Bele­ge, Journaleinträge
• Über­prü­fen auf Lücken oder Anomalien
• Behe­be Fehler

Schritt 2: Z1-Rea­di­ness über­prü­fen (2 Mona­te vorher)

• Hat unser Sys­tem IDEA-Kompatibilität?
• Kann der Prü­fer sich anmelden?
• Funk­tio­niert die Suche?

Schritt 3: Z2-Daten vor­be­rei­ten (1 Monat vorher)

• Export Rech­nun­gen nach Monat
• Export Jour­nal­ein­trä­ge nach Sachkonto
• Doku­men­ta­ti­on: wel­che Datei­en, wel­che Felder

Schritt 4: Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on aktua­li­sie­ren (2 Wochen vorher)

• Zei­ge wie Daten erfasst werden
• Zei­ge wie Bele­ge mit Trans­ak­tio­nen ver­knüpft sind
• Doku­men­tie­re Kontrollen

Schritt 5: Prü­fer-Ter­min koor­di­nie­ren (1 Woche vorher)

• Ter­min abstimmen
• Z1/Z2/Z3 Zugriff vorbereiten
• IT bereit­hal­ten für Fragen

Häu­fi­ge Män­gel, die Prü­fer fin­den #

1. Nicht maschi­nell aus­wert­ba­re Daten: ​“Unse­re Buch­hal­tung ist in Excel mit Far­ben und For­meln.” IDEA kann nicht damit arbeiten.

2. Feh­len­de Belege: ​“Wir haben die Rech­nung erfasst, aber den Beleg ver­lo­ren.” Gro­ßes Problem.

3. Nach­träg­li­che Ände­run­gen ohne Audit-Trail: ​“Die­se Buchung war falsch, wir haben sie geän­dert.” Kei­ne Doku­men­ta­ti­on der Änderung.

4. Unge­ord­ne­te Metadaten: ​“Unse­re Feld­na­men sind nicht doku­men­tiert.” Prü­fer kann nicht verstehen.

5. Zu vie­le Ausnahmen: ​“Das ist unse­re Stan­dard-Erfas­sung, aber manch­mal machen wir Aus­nah­men.” Jede Aus­nah­me muss doku­men­tiert sein.

Häu­fi­ge Fra­gen #

Müs­sen wir Z1 anbieten? Tech­nisch nicht — Z2 reicht oft aus. Aber: Z1 ist beque­mer für Prü­fer und zeigt Kooperationsbereitschaft.

Ist Z3 ein Sicherheitsrisiko? Ja. Sie geben Finanz­amt Zugriff auf alle Daten (auch ver­trau­li­che). Aber: Betriebs­prü­fung ist offi­zi­ell, Prü­fer unter­liegt Schweigepflicht.

Wie lan­ge dau­ert eine digi­ta­le Betriebsprüfung? Typisch: 5 – 10 Tage vor Ort, dann Aus­wer­tung für 4 Wochen.

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