Die GoBD wur­den vom Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finan­zen (BMF) am 28. Novem­ber 2019 in ihrer aktu­ell gül­ti­gen Fas­sung ver­öf­fent­licht und erset­zen die frü­he­ren GDPdU. Sie kon­kre­ti­sie­ren, was HGB (§§238, 239, 257) und Abga­ben­ord­nung (§§146, 147) für die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung und Archi­vie­rung bedeuten.

Die GoBD defi­nie­ren sie­ben zen­tra­le Anfor­de­run­gen an die elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung: Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit (Tz. 36 – 38), Voll­stän­dig­keit (Tz. 40 – 43), Rich­tig­keit (Tz. 44 – 46), Zeit­ge­recht­heit (Tz. 47 – 51), Ord­nung (Tz. 52 – 55), Unver­än­der­bar­keit (Tz. 58 – 63) und Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on (Tz. 151 – 155). Ein­mal archi­vier­te Doku­men­te dür­fen nicht nach­träg­lich ver­än­dert oder gelöscht wer­den kön­nen — wenn Kor­rek­tu­ren not­wen­dig sind, muss die ursprüng­li­che Fas­sung erhal­ten bleiben.

Beson­ders rele­vant für die tech­ni­sche Umset­zung ist Tz. 58 – 63 zur Unver­än­der­bar­keit: Die GoBD akzep­tie­ren sowohl tech­ni­sche als auch orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men, um die Unver­än­der­lich­keit sicher­zu­stel­len. In der Pra­xis bewer­tet das Finanz­amt tech­ni­sche Maß­nah­men (Hard­ware-) deut­lich güns­ti­ger als rein orga­ni­sa­to­ri­sche (Zugriffs­kon­trol­len, 4‑Au­gen-Prin­zip), weil letz­te­re auf mensch­li­che Dis­zi­plin ange­wie­sen sind und im Prüf­fall schwe­rer nach­zu­wei­sen sind.

Die GoBD gel­ten für alle buch­füh­rungs­pflich­ti­gen Unter­neh­men in Deutsch­land — von der klei­nen GmbH bis zum DAX-Kon­zern. Sie gel­ten für alle steu­er­re­le­van­ten elek­tro­ni­schen Doku­men­te, ein­schließ­lich E‑Mails mit Han­dels­brie­fei­gen­schaft, digi­ta­li­sier­te Ein­gangs­rech­nun­gen und alle ande­ren Bele­ge, die in die Buch­füh­rung ein­ge­hen. Auf­be­wah­rungs­fris­ten: 10 Jah­re für Han­dels­bü­cher, Jah­res­ab­schlüs­se und Buchungs­be­le­ge; 6 Jah­re für Handelsbriefe.

Fragen und Antworten

Die GoBD gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland — also für alle Kaufleute im Sinne des HGB sowie für alle Unternehmen, die der Buchführungspflicht nach der Abgabenordnung unterliegen. Das umfasst Einzelunternehmer, Personengesellschaften, GmbHs, AGs sowie gemeinnützige Organisationen, soweit sie steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe haben.
Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) waren der Vorgänger der GoBD und regelten primär den Datenzugriff bei Betriebsprüfungen. Die GoBD (seit 2014, aktualisiert 2019) sind umfassender: Sie adressieren den gesamten Lebenszyklus elektronischer Dokumente — von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Aufbewahrung und zum Prüfzugriff. Der GDPdU-Zugriff (Z1, Z2, Z3) ist in der GoBD weiterhin relevant.
Rechnungen (ein- und ausgehend) müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§14b UStG, §147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss also bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.