Degussa Bank

Degussa Bank sichert sensible Daten mit Silent Cubes von FAST LTA

Monatlich 350.000 neue Dokumente im Zugriff mit ECM und Langzeitarchivierung

Degussa Bank 1Worksite Banking – das ist das besondere Geschäftsmodell der Degussa Bank. Das heißt, die Bank ist mit ihren Filialen direkt bei Unternehmen vertreten. So finden sich die über 250 Zweigstellen in Technologie-, Chemie-, Industrie- und Dienstleistungsparks sowie beim Who is Who der deutschen Wirtschaft, etwa BASF, Evonik, Henkel, Lufthansa, Fraport, Opel, Bayer oder Siemens. Entstanden aus dem Gold- und Silberscheidegeschäft der ehemaligen Degussa konzentriert sich die Bank insbesondere auf das Privat- und das Unternehmenskundengeschäft. Bei den Privatkunden stehen die Mitarbeiter der Partnerunternehmen im Fokus, denen alle Produkte und Dienstleistungen einer Hausbank angeboten werden. Den Unternehmen stehen eine Reihe von Finanzdienstleistungen zur Verfügung, etwa Serviceleistungen im Firmenkreditkarten- und Mitarbeiterbeteiligungsgeschäft.

Bei der Vielzahl von Kunden verwundert es nicht, dass monatlich etwa 350.000 Dokumente erzeugt werden – unter anderem Kontoauszüge, Darlehensanträge, Jahressteuerbescheinigungen und allgemeiner Schriftverkehr. „Die können wir unmöglich auf Papier verwalten und archivieren. Dazu fehlt uns einfach der Platz. Deshalb arbeiten wir seit 2006 mit einem Enterprise Content Managementsystem (ECM), das die zentrale Verwaltung deutlich vereinfacht“, erläutert Horst Dietz, bei der Degussa Bank verantwortlich für die Betreuung der Servicesysteme.

Neues ECM wegen gestiegener Anforderungen

Nach sieben Jahren war das System dann den stetig steigenden Anforderungen nicht mehr gewachsen und wurde abgelöst. „Zukunftssicher, schnell, ausbaufähig und hoch konfigurierbar sollte das neue ECM sein“, fasst Dietz die Anforderungen prägnant zusammen. „Darüber hinaus wollten wir die weiteren Systeme im Hause auf Basis von Standards integrieren können.“ Unter den Anbietern fiel die Wahl schließlich auf d.velop mit seiner Lösung d.3. Während der Einführung Mitte 2013 wurden auch etwa 40 Millionen Dokumente aus dem Altsystem migriert.

“Uns war es wichtig, dass die Langzeitarchivierung zertifiziert ist, so dass wir bei Prüfungen durch den TÜV oder die Bankenaufsicht BaFin auf der sicheren Seite sind.”
Horst Dietz, Degussa Bank

Im ECM d.3 werden etwa 500 unterschiedliche Dokumentarten aus bis zu zwölf Quellen verarbeitet, so gut wie ausschließlich PDF/A. „Kommt ein neues Dokument hinzu, wird im jeweiligen System eine entsprechende Nachricht generiert. Danach können die Mitarbeiter die Unterlagen prüfen, etwa auf Unterschriften, Schufa-Einträge und die Bonität, und sie genehmigen“, erläutert Dietz den Ablauf. Der gesamte Workflow der Degussa Bank wird elektronisch abgebildet, was die Prüfungen deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Das ECM ist unternehmensweit vernetzt. Die Filialen sind über SDSL-Leitungen an das zentrale Rechenzentrum angebunden, in dem die Lösung gehostet wird – das Backup wird fünf Kilometer Luftlinie entfernt betrieben. Dort erfolgt auch die Speicherung, es findet keine lokale Speicherung statt.

Langzeitarchivierung still und verlässlich

Die revisionssichere Langzeitarchivierung aller Daten aus d.3 gewährleisten zwei Silent Cubes von FAST LTA, einer in jedem Rechenzentrum. „Die Lösung haben wir zusammen mit dem neuen ECM auf ausdrückliche Empfehlung von d.velop angeschafft“, sagt Dietz. „Dabei war es wichtig, dass die Langzeitarchivierung zertifiziert ist, so dass wir bei Prüfungen durch den TÜV oder die Bankenaufsicht BaFin auf der sicheren Seite sind.“ Vorher hat die Bank ihre Daten auf optischen Wechselmedien gespeichert, das war teuer und zeitaufwändig, wie der Systembetreuer sagt: „ Wir mussten immer kontrollieren, ob die Medien korrekt beschrieben waren und sie austauschen. Hinzu kam, dass die Lösung durch die Mechanik recht störanfällig war. Da ist ein etwas größerer Schuhkarton mit zwölf Platten drin natürlich ein Quantensprung.“ Warum Quantensprung? „Weil die Silent Cubes ihrem Namen alle Ehre machen – sie stehen still im Rechenzentrum und machen verlässlich ihre Arbeit, ohne dass wir groß eingreifen müssen“, so Dietz.

Die Einbindung der Silent Cubes verlief einfach und unkompliziert, wie er betont: „FAST LTA hat die Speicherwürfel inklusive der Head Unit vorkonfiguriert, ich habe sie angeschlossen, fertig.“ Ein Wartungsvertrag über fünf Jahre sichert nun den reibungslosen Betrieb. Und sollte doch einmal etwas nicht rund laufen, greift der Anbieter ein. Fällt beispielsweise eine der insgesamt 12 Festplatten in einem Würfel aus, geht automatisch eine Warnmeldung an FAST LTA und Horst Dietz. Binnen eines definierten Zeitraums wird die dann ersetzt. Bis dahin arbeitet der Silent Cube aber fehlerfrei weiter. Der Würfel ist vierfach redundant ausgelegt, die Speichermedien stammen aus unterschiedlichen Chargen von drei Herstellern. Selbst wenn vier Festplatten ausfallen sollten, würde der Speicher nicht beeinträchtigt. „Das gibt uns ein gutes Gefühl von Sicherheit, da wir als Bank ja eine besondere Verantwortung für die Daten unserer Kunden tragen“, konstatiert Dietz.

Skalierbarkeit eröffnet neue Möglichkeiten

Nicht nur die Sicherheit der Silent Cubes bestätigt ihn und seine Kollegen, mit der Lösung die richtige Wahl getroffen zu haben. „Die Systeme funktionieren zuverlässig, so dass wir uns um die Langzeitarchivierung eigentlich gar nicht mehr kümmern müssen – sorgen schon gar nicht. Insgesamt wurden unsere Erwartungen vollständig erfüllt. Die Investition – die zudem sehr überschaubar war – hat sich jetzt bereits rentiert“, freut sich der verantwortliche Systembetreuer. Das gute Gefühl wurde durch den Kontakt zu FAST LTA bestätigt. „Sowohl die Mitarbeiter der Hotline als auch die Techniker vor Ort sind sehr kompetent und haben uns bisher stets schnell helfen können“, so Dietz.

Kunde: Degussa Bank

Produkt: Silent Cubes

Kapazität: 8 TB (netto), repliziert

Lösung: d.3ecm

Download (PDF)