Marienhaus Klinikum Eifel

Marienhaus Klinikum Eifel archiviert umfangreiche Daten aus drei Standorten zentral mit Silent Cubes von FAST LTA

Lösung überzeugt mit einfacher Bedienung, übersichtlichem Management, guter Integration und flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten

Das Marienhaus Klinikum Eifel ist in seinen drei Standorten Bitburg, Gerolstein und Neuerburg Herr über eine sehr heterogene IT-Landschaft. Eingesetzt werden das administrative Informationssystem von SAP, das medizinische Informationssystem von Tieto und das Radiologie-Informationssystem von medavis. Hinzu kommt bereits seit 2005 ein digitales Bilddatenkommunikationssystem (PACS). Letzteres wurde aufgrund einer Trägerentscheidung Anfang 2012 zu CHILI PACS migriert. Für die Dokumentation in der Endoskopie, im Herzkatheterlabor und in der Angiographie nutzt die 527-Betten-Einrichtung Clinic WinData von E&L medical systems. Alle Daten aus diesen Systemen werden in zwei Silent Cubes von FAST LTA langzeitarchiviert.

Ergänzt wird die Systemwelt im Marienhaus Klinikum Eifel um das Dokumentenmanagementsystem HYDMedia von Agfa HealthCare. „Wir haben das DMS 2007 beschafft, weil uns der Archivplatz ausging. Wir konnten schlicht keine Akten mehr aufnehmen“, blickt Hans Günter Conrad, IT-Leiter Region Eifel-Mosel in der Marienhaus Dienstleistungen GmbH, zurück. Nicht zuletzt konnten durch das Dokumentenmanagementsystem aber auch die Arbeitsabläufe optimiert werden. „Der Zugriff auf die digitalisierten Patientenakten ist sowohl für die Mediziner als auch das DRG-Controlling von großer Bedeutung. Früher mussten sie im Archiv angefordert und ausgeliehen werden, heute stehen sie nach wenigen Sekunden im KIS oder DMS zur Verfügung“, erläutert Günter Eis, IT-Leiter Marienhaus Klinikum Bitburg-Neuerburg.

An den drei Standorten des Marienhaus Klinikums Eifel werden jährlich je etwa 20.000 stationäre und ambulante Patienten versorgt, dabei fallen gut 54.000 Röntgenuntersuchungen an. Das Datenvolumen beträgt heute fünf Terabyte pro Jahr, Tendenz steigend. Kommuniziert werden die Daten innerhalb des Krankenhausverbundes über das Marienhaus VPN, ein ausfallsicheres und geschütztes Local Area Network.

Die Silent Cubes bestechen durch ihre einfache Bedienung und das übersichtliche Management, eine gute Integration in den bestehenden Archivierungsablauf sowie flexible Erweiterungsmöglichkeiten.

Günter Eis, IT-Leiter Marienhaus Klinikum Bitburg-Neuerburg

Zentrale Langzeitarchivierung für drei Standorte

Das Marienhaus Klinikum Eifel verfolgt eine zentrale Archivierungsstrategie, alle Daten werden am Standort Bitburg gespeichert. Die Häuser in Gerolstein und Neuerburg haben einen PACS-Gateway-Server vor Ort installiert und können dort auch für kurze Zeit lokal ihre Röntgenbilder und -befunde vorhalten. „Die Radiologen versehen überwiegend ihren Dienst am Standort Bitburg. Sie nutzen die Möglichkeit der teleradiologischen Versorgung an Tagen wo keine direkte Präsenz vor Ort in Gerolstein besteht. Für die teleradiologische Unterstützung liegen die Daten zeitnah im Zentralarchiv des PACS vor“, so Conrad. „Durch die tiefe Integration in das KIS und das DMS merken die Anwender gar nicht, wenn sie auf Daten im Silent Cube zugreifen. Sie sind in ihren täglichen Abläufen also überhaupt nicht eingeschränkt – besonders dann nicht, wenn sie lange zurück liegende Untersuchungen aufrufen. Was heute binnen Sekunden funktioniert, dauerte früher in der Regel Stunden.“

Für die Langzeitarchivierung leitet das PACS die Daten sofort komprimiert an die Silent Cubes weiter. Ein zweiter Speicherwürfel, ebenfalls mit Head-Unit, dient als Ausfallsystem und steht in einem anderen Brandabschnitt als der erste. Beide verfügen über ein Speichervolumen von je 16 Terabyte und gleichen den Datenbestand stetig ab. Neben den medizinischen Informationssystemen schickt auch ein Enterprise Content Managementsystem digitalisierte Personalakten ins Langzeitarchiv.

Einbindung in heterogene IT-Umgebung

Aufgrund der umfangreichen und heterogenen IT-Systeme stellte die Integration alle Beteiligten vor eine besondere Herausforderung bei der Speicherung der Daten auf den Silent Cubes. „Nicht nur die Systeme sind vielfältig, auch die Protokolle, mit denen diese die Datenfreigabe erteilen. Da ist von SMB und LSS bis STP und FTP alles dabei. Diese Interoperabilität musste gewährleistet sein“, beschreibt Conrad ein wesentliches Auswahlkriterium für die Lösung zur Langzeitarchivierung. „Anhand der Referenzliste von FAST LTA haben wir uns da bereits im Vorfeld informiert und beruhigt festgestellt, dass das Unternehmen bereits mit allen bei uns im Einsatz befindlichen Systemen eine funktionierende Schnittstelle realisiert hat.“

Eine weitere wichtige Voraussetzung ergab sich aus der Organisation des Klinikverbundes, wie IT-Leiter Eis sagt: „Wir müssen mit der Lösung eine revisionssichere Langzeitarchivierung über mehrere Standorte gewährleisten, die flexibel erweiterbar ist. Das leistet nicht jedes System. Hinzu kommen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen zwischen fünf und mehr als 30 Jahren für unterschiedliche Dokumente, die wir auf den Silent Cubes individuell konfigurieren können.“ Damit einher gehen hohe Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit, den Conrad gar als Meilenstein im Projekt bezeichnet. „FAST LTA hat den Silent Cube von einer führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testen lassen und kann mit einem Zertifikat die Eignung für die revisionssichere Archivierung nachweisen. Das hat uns die Entscheidung für diese Lösung dann zusätzlich erleichtert“, so der regionale IT-Leiter.

Langzeitarchivierung einfach und flexibel

Nach guter Vorbereitung war die Einbindung der Silent Cubes dann kein Problem mehr, auch die Bedienung war schnell erklärt. „Wir haben einen Termin mit FAST LTA vereinbart, dann wurden die Speicherwürfel in das Netzwerk integriert und am Nachmittag hat der Kollege aus München uns eingewiesen. Und seitdem laufen die Cubes ohne Beanstandung“, zeigt sich Conrad überaus zufrieden.

Da die Lösung redundant ausgelegt ist, hat das Marienhaus Klinikum Eifel auf eine umfassende Servicevereinbarung verzichtet und nimmt lediglich den Wartungsvertrag als Teil der Installation wahr – und ist bisher auch noch nicht bestraft worden.

„Wir überwachen das System selbst, eventuelle Störungsmeldungen werden aber auch an FAST LTA übertragen. Allerdings verfügen die Silent Cubes über ein Alarmsystem, das uns proaktiv warnt, bevor ein Problem auftritt. Die Fehlerbehebung liegt dann erst einmal bei uns“, so Eis. Zudem überwacht die hauseigene IT-Abteilung die tägliche Systemübersicht und sieht, wie viele und welche Daten archiviert wurden. Auch so hat das Haus eine Kontrolle über seine Langzeitarchivierung. „Wir können uns dieses Vorgehen erlauben, da wir eine kompetente Fachabteilung haben und der Administrationsaufwand für die Silent Cubes wirklich sehr gering ist“, betont Conrad.

Bei dem zu erwartenden Anstieg des Datenvolumens durch neue Informationssysteme und die moderne Bildgebung wollte der Verbund in der Eifel seine Langzeitarchivierung langfristig sichern. Deshalb muss die Lösung ganz einfach zu erweitern sein. Noch kommen die drei Häuser mit den beiden Silent Cubes aus. Ob das allerdings im Laufe des nächsten Jahres noch so ist, will Eis nicht beschwören: „Wir werden eher das Investitionsvolumen für zwei neue Speicherwürfel einplanen. Schließlich sind wir flexibel und können die Kapazität ganz einfach erweitern.“ Zudem beeindruckt die Lösung von FAST LTA laut Conrad mit ihrer hohen Ausfallsicherheit. „In den Cubes werden Speicher-platten verschiedener Hersteller aus unterschiedlichen Chargen verbaut. Somit ist ein sehr hohes Maß an Sicherheit gewährleistet, wir haben auf jeden Fall ein gutes Gefühl.“

„Die Entscheidung war die richtige Entscheidung.“

Die IT-Abteilung wird nicht nur durch den geringen Administrationsaufwand und den störungsfreien Betrieb bei ihrer Arbeit entlastet, sondern spart zudem effektiv Zeit. Vor der Einführung der digitalen Langzeitarchivierung mit den Silent Cubes geschah dies auf externen Datenträgern. Die mussten stetig erstellt, in Hidden Safes gelagert und bei Bedarf durch die Anwender auch wieder rückgespielt werden. All das entfällt nun und ist auch keine Alternative mehr, wie Conrad ausführt: „Wir führen täglich Sicherungen mittels Backup to Disc und Backup to Tape durch. Dann könnten wir ja eigentlich auch die Langzeitarchivierung über Tapes sichern. Allerdings waren diese Lösungsansätze bei der Entscheidungsfindung für unseren geplanten Ausbau nicht optimal.“

Conrad und Eis sind unisono sehr zufrieden mit der gewählten Lösung zur Langzeitarchivierung: „Die Silent Cubes bestechen durch ihre einfache Bedienung und das übersichtliche Management, eine gute Integration in den bestehenden Archivierungsablauf sowie flexible Erweiterungsmöglichkeiten.“ Aber auch für den Anbieter finden sie lobende Worte. „FAST LTA hat sich als stets zuverlässiger Partner erwiesen. Da ist nichts Aufdringliches oder Nachlässiges, sondern ein kollegiales Miteinander. Fragen wir einmal nach Unterstützung, bekommen wir sehr schnell eine Rückmeldung. Wobei wir gar nicht häufig in Kontakt sind, da die Cubes zuverlässig arbeiten.“ Abschließend bringt Hans Günter Conrad es kurz auf den Punkt: „Die Entscheidung für die Silent Cubes war für das Klinikum Bitburg und den gesamten Verbund die richtige Entscheidung.“

Kunde: Marienhaus Klinikum Eifel

Produkt: Silent Cubes

Kapazität: 16 TB (netto), repliziert

Lösung: HYDMedia

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