Referenz: Landratsamt Günzburg

Revisionssichere Archivierung 2.0 mit System

Der Landkreis Günzburg archiviert aus d.3ecm auf Silent Brick WORM von FAST LTA

Der Landkreis Günzburg verfolgt das Ziel, die Verwaltung modern und zeitgemäß zu gestalten, um den Bürgern den bestmöglichen Service zu bieten. Am Nordrand des schwäbischen Alpenvorlandes gelegen, in der Mitte zwischen Stuttgart und München, ist der Landkreis Heimat von 127.000 Einwohnern. Bayerisch-schwäbische Nachbarn sind die Landkreise Dillingen, Augsburg, Unterallgäu und Neu-Ulm. 2010 führte das Landratsamt, in dem ungefähr 500 Mitarbeiter tätig sind, im Zuge der Modernisierung das Dokumenten-Managementsystem (DMS) d.3ecm von d.velop ein. Für die revisionssichere Archivierung wählte man wenige Jahre später FAST LTA und den Silent Cube. Vier Jahre später sind die Datenmengen so rasant gewachsen, dass man sich zusammen mit der codia Software GmbH, der auf Lösungen für öffentliche Verwaltungen spezialisierten Tochter von d.velop, entschied, auf das größere Silent Brick System umzustellen. Dieses Speichersystem ist noch flexibler erweiterbar und wird auch dem künftigen Datenwachstum standhalten.

Lieblingsplatz Marktplatz. Foto: Philipp Röger für die Stadt Günzburg
Lieblingsplatz Marktplatz. Foto: Philipp Röger für die Stadt Günzburg

In den zehn Jahren seit der Einführung des DMS ist die Entwicklung rund um die Digitalisierung der Verwaltung im Landratsamt Günzburg massiv beschleunigt worden. Während zu Beginn hauptsächlich die Mitarbeiter der Zulassungs- und Führerscheinstelle, darauffolgend Mitarbeiter in den Fachbereichen „Öffentliche Sicherheit und Ordnung“ und „Soziale Angelegenheiten“, seit 2014/2015 im Rechnungswesen und im Kommunalen Jobcenter mit elektronischen Archivlösungen arbeiteten, werden heute die Akten in vielen Abteilungen eingescannt und digital archiviert. Eine große Abteilung, die in nächster Zeit hinzukommt, ist die Ausländerbehörde mit über 15.000 Akten, wobei Ausweise und Pässe auch farbig eingelesen und abgelegt werden müssen. Dies führt insgesamt zu einem starken Anstieg an zu archivierenden Daten. „Durch die Erweiterungen ist man dem Ziel einen großen Schritt nähergekommen, die Kommunikation zu verbessern und über alle Fachabteilungen mit einem einheitlichen System zu arbeiten – inklusive Schriftgutverwaltung, Anbindung der Fachverfahren sowie Abbildung der Arbeitsabläufe“, sagt Marietheres Engelhart, als IT-Administratorin im Landratsamt Günzburg zuständig für das Dokumentenmanagementsystem. Zusammen mit ihrem Kollegen Werner Seitz, ebenfalls IT-Administrator und zuständig für die technische Betreuung des DMS, setzen die Administratoren den Weg in Richtung „volldigitalisierter“ Verwaltung um. Wurden 2010 noch gut ein Terabyte an Daten im DMS archiviert, sind dies heute das gut 4,5-fache.

Neben dem Hauptgebäude in Günzburg betreibt der Landkreis auch Außenstellen, u.a. in Krumbach. Alle Standorte sind miteinander vernetzt. Papier ist immer noch ein wichtiges Medium. Die Archivierung erfolgt jedoch mittlerweile vorwiegend digital. Nach der Bearbeitung und Abzeichnung werden die Dokumente, darunter teilweise auch bereits Tagespost, eingescannt und im DMS gespeichert. Primär digitale Unterlagen, etwa E-Mails, werden sofort der elektronischen Akte beigefügt; auch die Rechnungsbearbeitung findet seit einiger Zeit komplett elektronisch statt.

Beschleunigte Verwaltungsabläufe

Die Vorteile der Digitalisierung zeigen die Fortschritte des DMS eindeutig auf. Alle Mitarbeiter können schnell und von jedem Arbeitsplatz aus auf die Informationen zugreifen. Recherchen nach und in bestimmten Vorgängen sind ebenso einfach und bequem möglich. Das wirkt sich besonders positiv bei Nachfragen von Bürgern aus. „Früher musste sich der zuständige Sachbearbeiter erst den passenden Aktenordner holen. Eine kompetente, zeitnahe Auskunft war da häufig schwierig. Die ist nun mit dem Ausbau des DMS gewährleistet“, freut sich DMS-Verantwortliche Engelhart. War die Papierakte bei einem Kollegen in Benutzung, konnte niemand anderes sie einsehen. Auch das hat sich mit d.3ecm von d.velop geändert, es können beliebig viele berechtigte Mitarbeiter gleichzeitig auf die Akte zugreifen. Das erhöht nicht zuletzt die Transparenz in der Behörde. Durch die steigende Zahl digitaler Dokumente ist mit dem DMS heute die Vollständigkeit der Akte gewährleistet – das aufwändige Ausdrucken und Abheften entfällt.

Revisionssichere Langzeitarchivierung war und bleibt die Grundlage

In den ersten dreieinhalb Jahren wurden die Daten ausschließlich im DMS archiviert. Als Anfang 2014 dann auch das Rechnungswesen auf das Scannen und Speichern im DMS umgestellt wurde, reichte das nicht mehr. Die Rechnungsbelege müssen rechtskonform und revisionssicher abgelegt werden, und das für mehrere Jahre. Um das sicherzustellen, diente ein Silent Cube von FAST LTA als Speichermedium. Der Silent Cube hatte sowohl technisch als auch beim Preis-Leistungsverhältnis überzeugt. Ein wesentlicher Punkt war auch die hohe Ausfallsicherheit. Beim Ausbau des Systems standen IT-Administratorin Engelhart und ihr Kollege vor der Frage, weitere Silent Cubes zu beschaffen oder ein neues System zu integrieren. Zusammen mit Dienstleister codia sah man sich intensiv im Markt nach entsprechenden Systemen um. Da FAST LTA inzwischen das Silent Brick System entwickelt hatte, bei dem mit Hardware-versiegelten Silent Bricks WORM ebenfalls revisionssichere Archivierung möglich ist, entschieden sich Marietheres Engelhart und ihr Kollege Werner Seitz der Landkreis Günzburg erneut für die Lösung „made in Germany“. Die sehr gute Erfahrung und die auch bereits bei der Vorgänger-Lösung zuverlässigen und unkomplizierten Reaktionen der Administration und Wartung bezüglich Zuverlässigkeit und Einfachheit haben die Administratoren überzeugt. Außerdem waren Preis und Leistung erneut unschlagbar. „Der große Vorteil ist nun, dass wir die Anzahl der Silent Bricks fast beliebig erweitern können“, freut sich Marietheres Engelhart.

Alle Daten werden automatisch aus dem DMS zur Langzeitarchivierung auf das Silent Brick System geroutet, sobald sie sich im Status „Freigabe“ befinden. Die dort gespeicherten Dateien sind dann nicht mehr veränderbar, wodurch die Revisionssicherheit der Dokumente
gewährleistet ist. Die Dokumente werden aktuell auf die Silent Cubes und die neuen Silent Bricks geschrieben, bis die Silent Cubes an ihre Kapazitätsgrenze stoßen. „Der Sachbearbeiter merkt gar nicht, dass die Daten nicht mehr im DMS sind, sondern in der Langzeitarchivierung. Die Lösung ist so tief integriert, dass die Dokumente sofort geöffnet werden“, erklärt DMS-Beauftragte Engelhart.

Zügige Erweiterung ohne Probleme

Die Installation der neuen Silent Bricks ging genauso schnell und zuverlässig, wie die der beiden Cubes. „Die positiven Erfahrungen, die wir mit den Cubes gemacht haben, können wir ebenfalls für das Silent Brick System bestätigen“, sagt Marietheres Engelhart. „Die Administration beschränkt sich auf Updates, deren Aufspielen wir zusammen mit unserem Dienstleister codia besprechen und dann automatisiert durchführen lassen.

Das Landratsamt Günzburg hat zudem einen Wartungsvertrag für die Dauer von fünf Jahren mit FAST LTA abgeschlossen. Damit ist gewährleistet, dass bei Problemen schnell eingegriffen werden kann. Da ein 24-Stunden-Betrieb nicht erforderlich ist, beschränkt sich das auf die üblichen Bürozeiten. Und die erwartete Verdopplung der Daten auf 8 Terabyte in den nächsten 5 Jahren ist durch die flexible Erweiterbarkeit des Silent Brick Systems ohne weitere Überlegungen revisionssicher archivierbar.

Landratsamt Günzburg

Software: d.3ecm

Reseller: d.velop public sector GmbH

Download (PDF)


Herausforderungen:
2010 führte das Landratsamt Günzburg das Dokumenten-Managementsystem d.3ecm von d.velop ein. Für die revisionssichere Archivierung wählte man FAST LTA und den Silent Cube. Vier Jahre später sind die Datenmengen so rasant gewachsen, dass man sich zusammen mit der codia Software GmbH, der auf Lösungen für öffentliche Verwaltungen spezialisierten Tochter von d.velop, entschied, auf das größere Silent Brick System umzustellen. Dieses System ist noch flexibler erweiterbar und wird auch dem Datenwachstum in den kommenden Jahren standhalten.


„Die positiven Erfahrungen, die wir mit den Cubes gemacht haben, können wir ebenfalls für das Silent Brick System bestätigen.„
Marietheres Engelhart, IT-Administratorin und DMS-Beauftragte