Landratsamt Günzburg

Landratsamt Günzburg gewährleistet revisionssichere Langzeitarchivierung mit Silent Cubes von FAST LTA

Täglich wandert gut ein Gigabyte an Daten ins DMS und in die Langzeitarchivierung

LRA Günzburg_LogoEine moderne, zeitgemäße Verwaltung, die durch einen guten Bürgerservice überzeugt; das will der Landkreis Günzburg sein. Ohne IT-Unterstützung ist das nicht zu realisieren, das haben die Verantwortlichen bereits vor längerer Zeit erkannt. So arbeiten die Mitarbeiter der Zulassungs- und Führerscheinstelle, sowie bei den Abfallwirtschaftsbetrieben mit elektronischen Archivlösungen. Um Synergien nutzen zu können und die Kommunikation zu verbessern, sollte das Landratsamt jedoch über alle Fachabteilungen hinweg mit einem einheitlichen System arbeiten – inklusive Schriftgutverwaltung, Anbindung der Fachverfahren sowie Abbildung der Arbeitsabläufe. Nicht zuletzt ist aber auch ein ganz praktischer Aspekt Treiber der Digitalisierung, wie Petra Offner, DMS-Beauftragte im Landkreis, erläutert: „Bei Aussonderungsfristen zwischen einem Jahr und dauernder Vorhaltung waren die Archive an ihre Kapazitätsgrenzen gekommen.“

Seit Mai 2010 arbeitet das Landratsamt Günzburg mit dem Dokumenten-Managementsystem (DMS) d.3 von d.velop. Heute wird es unter anderem in der KFZ-Zulassung, im Gewerbeamt, dem Veterinäramt und im Sozialamt eingesetzt. Weitere Abteilungen kommen nach und nach hinzu. Speziell in letzterem Fachbereich wurde ein Ablagesystem entwickelt, mit dem viele Sachbearbeiter aus unterschiedlichen Aufgabenbereichen zusammenarbeiten und auf eine gemeinsame Dokumentenablage zugreifen können. Täglich wird in d.3 ein Datenvolumen von gut einem Gigabyte erzeugt. Bisher wurde gut ein Terabyte an Daten im DMS archiviert, das entspricht mehr als fünf Millionen Dokumenten.

Neben dem Hauptgebäude in Günzburg betreibt der Landkreis zwei Außenstellen, eine in der Stadt, in der das kommunale Jobcenter angesiedelt ist, und eine in Krumbach. Alle Standorte sind miteinander vernetzt.
In vielen Fachbereichen ist Papier noch das vorrangige Medium. Nach der Bearbeitung und Abzeichnung werden die Dokumente eingescannt und im DMS gespeichert. Primär digitale Unterlagen, etwa E-Mails, werden sofort der elektronischen Akte beigefügt.

Schnell, vollständig und transparent

Obwohl der Workflow noch nicht digitalisiert ist, sind die Vorteile des DMS laut Petra Offner bereits sicht- und spürbar: „Die Mitarbeiter können schnell und von jedem Arbeitsplatz aus auf die Informationen zugreifen. Recherchen nach und in bestimmen Vorgängen sind ebenso einfach und bequem möglich. Das wirkt sich besonders positiv bei Nachfragen von Bürgern aus. Früher musste sich der zuständige Sachbearbeiter erst den passenden Aktenordner holen. Der war bestenfalls beim Kollegen im Nebenzimmer, schlimmstenfalls in der Registratur. Eine kompetente, zeitnahe Auskunft war da häufig schwierig. Die können wir nun mit dem DMS gewährleisten.“

Nach der Installation haben wir nichts mehr mit den Silent Cubes zu tun gehabt. Sie arbeiten zuverlässig, Pflege- und Administrationsaufwand tendieren gegen Null.

Petra Offner – DMS-Beauftragte

War die Papierakte bei einem Kollegen in Benutzung, konnte niemand anderes sie einsehen. Auch das hat sich mit d.3 geändert, es können beliebig viele berechtigte Mitarbeiter gleichzeitig auf die Akte zugreifen. Das erhöht nicht zuletzt die Transparenz in der Behörde. Durch die steigende Zahl digitaler Dokumente ist mit dem DMS heute die Vollständigkeit der Akte gewährleistet – das aufwändige Ausdrucken und Abheften entfällt.

„Wenn wir auch den kompletten Workflow mit d.3 abbilden, können wir die Bearbeitungszeit von Vorgängen weiter verkürzen und die Kundenzufriedenheit nochmals steigern“, freut sich Petra Offner bereits auf den nächsten Schritt der Digitalisierung im Landratsamt Günzburg.

Langzeitarchivierung rechtskonform und revisionssicher

In den ersten dreieinhalb Jahren wurden die Daten ausschließlich im DMS archiviert. Als Anfang 2014 dann auch das Rechnungswesen auf das späte Scannen und speichern im DMS umgestellt wurde, reichte das nicht mehr. Die Rechnungsbelege mussten rechtskonform und revisionssicher abgelegt werden, und das für die beschrieben lange Zeit. Um das sicherzustellen, dient seit dem 1. Januar dieses Jahres ein Silent Cube von FAST LTA als Speichermedium.

„Wir haben uns intensiv im Markt nach entsprechenden Systemen umgeschaut. Der Silent Cube hat uns zum einen technisch überzeugt, zum anderen haben wir kein vergleichbares Preis-Leistungsverhältnis gefunden“, erläutert Petra Offner die Entscheidung für den Speicherwürfel. Ein wesentlicher Punkt war auch die hohe Ausfallsicherheit. Das Archivmedium enthält Platten verschiedener Hersteller aus unterschiedlichen Chargen. Selbst wenn vier Platten ausfallen würden, liefe der Silent Cube störungsfrei weiter.

Entgegen der ursprünglichen Planungen sind heute bereits zwei Silent Cubes im Einsatz, um ein sicheres Backup der Daten zu gewährleisten. Das sollte zuerst auf anderem Wege realisiert werden, erwies sich aber schnell als ineffektiv, weil technologisch zu aufwändig. Bereits nach zwei Monaten bekam die Archivierungslösung von FAST LTA so Zuwachs.

Heute werden alle Daten automatisch aus dem DMS zur Langzeitarchivierung auf einen Silent Cube geroutet, sobald sie sich im Status `Freigabe´ befinden. Die dort gespeicherten Dateien sind dann nicht mehr veränderbar, wodurch die Revisionssicherheit der Dokumente gewährleistet ist. Alle Daten werden auf einen zweiten Speicherwürfel repliziert. Der steht in einem separaten Brandabschnitt, weshalb ein weiteres Backup der Daten nicht mehr nötig ist. „Der Sachbearbeiter merkt gar nicht, dass die Daten nicht mehr im DMS sind, sondern in der Langzeitarchivierung. Die Lösung ist so tief integriert, dass die Dokumente sofort geöffnet werden“, weiß Petra Offner.

Einfach, schnell und sicher

Die Installation der beiden Speicherwürfel ging schnell und reibungslos vonstatten. „Das hat ein Techniker von FAST LTA binnen weniger als einer halben Stunde erledigt“, blickt die DMS-Beauftragte zufrieden zurück. Über mehrere Wochen zog sich dann die Migration der Altdaten aus d.3. „Die Erfahrungen sind durchweg positiv“, sagt Petra Offner. „Nach der Installation haben wir nichts mehr mit den Silent Cubes zu tun gehabt. Sie arbeiten zuverlässig, Pflege- und Administrationsaufwand tendieren gegen Null.“

Um sicher zu gehen, hat das Landratsamt Günzburg einen Wartungsvertrag mit FAST LTA abgeschlossen. Der gewährleistet bei Problemen ein schnelles Eingreifen aus München. Da ein 24-Stunden-Betrieb nicht erforderlich ist, beschränkt sich das auf die üblichen Bürozeiten.

Im Falle eines Falles hat Petra Offner die Servicemitarbeiter von FAST LTA als sehr kompetent und hilfsbereit erlebt. „Wenn wir Fragen haben, wird uns stets schnell geholfen. Als ein Silent Cube nicht in Betrieb genommen werden konnte, hat der Anbieter ihn sofort und ohne weitere Diskussion ersetzt. Wenige Tage später konnte er bereits eingebunden werden. das erlebt man auch nicht immer so unproblematisch“, zeigt sich die DMS-Beauftragte begeistert.

Mit der derzeitigen Konfiguration von vier Terabyte Speichervolumen ist das Landratsamt Günzburg vorerst ausreichend ausgestattet. „Sollten wir dann doch einmal erweitern müssen, hängen wir einfach einen weiteren Silent Cube an, ganz einfach“, sagt Petra Offner.

Kunde: Landratsamt Günzburg

Produkt: Silent Cube Compact

Kapazität: 4 TB (netto), repliziert

Lösung: d.3ecm

Reseller: codia Software GmbH

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